Een nieuwe cliënt toevoegen / het cliënten scherm

(onder bewerking)

Een nieuwe cliënt toevoegen:

Aan de rechterkant naast het pull down menu, ziet u 'nieuwe cliënt' staan. Als u hier op klikt kunt u een nieuwe cliënt toevoegen. Deze knop ziet u alleen op het moment dat het tabblad cliënten staat (helemaal links).
Er verschijnt een venster waar u afhankelijk van uw instelling in IISIA (in VIVA1) de achternaam van de cliënt moet invoeren of zelf een cliënt code moet aanmaken en de achternaam moet ingeven.

Het Cliëntenscherm:

Als u de achternaam van de nieuwe cliënt heeft ingevoerd, of als u een code heeft aangemaakt en ook de achternaam van de nieuwe cliënt heeft ingevuld en u drukt op opslaan dan komt u in een nieuw veld waar u in het tabblad cliënt alle gegevens kunt aanvullen
Via de pen die u achter het adres ziet staan kunt u snel en gemakkelijk de gegevens erbij halen. Dit kan op twee manieren. De eerste optie is door middel van het invoeren van de postcode in het zoekscherm NL postcode zoek. U geeft dan de postcode in (het maakt niet uit of u de letters van de postcode met hoofdletters of gewone letters invult, ook maakt het niet uit of u een spatie tussen de cijfers en letters van de postcode zet), daarna geeft u een tab naar het huisnummer en vervolgens drukt u op enter. In het veld van adres zullen nu de juiste gegevens automatisch ingevuld worden.
Voor buitenlandse cliënten kunt u gebruik maken van het veld achter Adres zoek. Deze optie werkt als een Google functie. Bij het ingeven van een adres, wordt meteen een aantal voorstellen gegeven. Dit is handig voor buitenlandse adressen maar ook als de Nederlandse postcode niet bekend is. U voert in het veld adres zoek bijv. een straatnaam en/of postcode of plaatsnaam in. Via Google krijgt u 1 of meerdere opties waar u een keuze uit kunt maken. Als alles juist ingevuld staat klikt u op opslaan en dan komt u weer in het cliënten scherm terecht.
Hier kunt u voorts telefoonnummers ingeven en rechts onderin kunt u nog drie extra namen met daarachter de telefoonnummers ingeven. De overige velden kunt u naar eigen wens wel of niet invullen.
Als u op de pen achter factuur adres klikt dan zal hetzelfde scherm getoond worden als bij adres, hier kunt u dan een ander factuur adres ingeven.

Bij het tabblad Meer kunt u een vaste arts of verwijzend arts met de daarbij behorend mail adres ingeven. De verwijzend arts moet wel bekend zijn in Viva. U kunt een nieuwe arts aanmaken op dezelfde manier als een nieuwe cliënt, u geeft dan alleen op deze specifieke pagina links onderin aan dat deze cliënt een dierenarts is. Als u het mailadres heeft ingegeven zal dit automatisch ingevuld worden. U kunt hier een vestiging in geven en een bron. Eventueel geeft u hier ook een opmerking in geven. Bijvoorbeeld dat de cliënt slecht horend is. Dit zal getoond worden op de cliënt kaart. Voorts kunt u relatietype invullen, bijvoorbeeld fokker of dierhouder. Of iemand de voorkeur geeft aan Homeopathische medicijnen en u vindt hier ook nog een aantal vrij in te vullen velden. Tevens staan hier nog wat opties die u desgewenst actief kunt zetten of niet actief kunt laten staan.

Het tabblad Betalingsdefinitie geeft de mogelijkheid om aan te geven of de cliënt een slechte betaler is met alle daarbij behorende acties, (Contant afrekenen en Vooraf waarschuwen). Als de cliënt een automatische betaler is dan geeft u dat hier ook in. Als u dit aan vinkt dan ziet u dat het veld IBAN rood omrand word. Dit moet u natuurlijk invullen, anders kunt u niet automatische incasseren. Bij Auto. betaler afw % kunt u een kortingspercentage instellen die deze cliënt krijgt omdat er automatische geïncasseerd mag worden.

Het tabblad Factuur is bedoeld om de verschillende rekening soorten te selecteren voor deze klant. U selecteert de rekening naar keuze ( als u de crtl knop ingedrukt houd dan kunt u meerdere in één keer selecteren) en dan met een klik op het pijltje naar rechts >
komen ze in het veld geselecteerd te staan. U kunt nu bij het opvragen van deze cliënt kiezen uit deze rekeningen. Als u alles heeft ingevuld dan klikt u op opslaan en dan kunt u de dieren toevoegen.
Als er onder geselecteerd een rekening staat en u klikt daar 1 maal op dan zal deze regel blauw worden, tevens zal onderin de knop wijzigen actief worden. Als u op deze knop drukt kunt u hier instellen dat er een alternatieve betaler is voor dit factuurtype, bijvoorbeeld een bewindvoerder. U kunt een special voetnoot toevoegen voor dit factuurtype van deze cliënt. Ook kunt u hier abonnementen en ander kortingsafspraken op dit factuurtype ingeven. Vergeet niet op opslaan te drukken als u alles juist ingevuld heeft.

Al u bovenin op wijzigen drukt kunt u de telefoonnummers noteren en extra telefoonnummers met beschrijving toe voegen. De beschrijving ven Privé, Werk en Fax staan vast, u kunt daar alleen de telefoonnummers invullen. Na het noteren van de nummers met de daarbij behorende omschrijving drukt u op toepassen.

U geeft hier nog een mailadres in en of deze cliënt een dierenarts is. De geboortedatum van de cliënt kunt u hier ook ingeven. Dit vergemakkelijkt het incasseren van een rekening via in incassoburo als de cliënt niet betaald. UBN is ook een veld dat hiervoor erg belangrijk is. Bij bron geeft u in via welk kanaal ze bij uw praktijk zijn gekomen en in welke vestiging ze voornamelijk komen. Hier kunt u aangeven of een cliënt een vaste arts heeft, een verwijzend arts, het mailadres van die verwijzende arts en ook of de cliënt facturen, nieuwsbrieven of andere mailingen wil ontvangen. Dit vult u desgewenst in.

Bij het tabblad Meer kunt u een relatietype invullen, bijvoorbeeld fokker of dierhouder. U vult hier ook in als de factuur naar een ander factuuradres moet, en de naam van één speciaal contactpersoon, of iemand de voorkeur geeft aan Homeopathische medicijnen en u vindt hier ook nog een aantal vrij in te vullen velden.

Het verwijderen van factuurtypes is niet mogelijk onder bepaalde omstandigheden:

A. Als er een stal gekoppeld is aan het factuurtype (ongeacht of er openstaande regels zijn). U krijgt dan deze melding te zien:"Kan factuurtype R niet verwijderen: het is nog in gebruik (code "Logbook|5544LB")."

B. Als er een medisch dossier is dat gekoppeld is aan het factuurtype (het MD moet dan wel openstaande regels hebben). U krijgt dan deze melding te zien: "Kan factuurtype R niet verwijderen: het is nog in gebruik (code "OpenInvoices|2014040010")."

C. Als er een alternatieve klant gekoppeld is aan het factuurtype. Een alternatieve klant stelt u in via selectie factuurtype > Wijzigen > Alternatieve klant. Als het factuurtype om deze reden niet te wijzigen is komt dat omdat deze klant bij het factuurtype van een andere klant als alternatieve klant is ingesteld. U krijgt dan deze melding te zien: "Kan factuurtype S niet verwijderen: het is nog in gebruik (code "AltAddress|33524CL")'".

* De bovenstaande meldingen worden z.s.m aangepast naar begrijpelijke taal.

Nadat u de nieuwe cliënt heeft toegevoegd dan krijgt u als volgende stap gelijk de mogelijkheid om een nieuw dier te registreren.
De uitleg over hoe u dit veld in moet vullen vind u hier.