Een nieuwe afspraak maken

Onder bewerking!

Toevoegen afspraak ( VIVA agenda)
U kunt op de volgende manieren een afspraak inplannen in een agenda:
Direct vanuit de agenda tab;
Via het Medisch dossier van een dier;

Wilt u een afspraak maken voor een cliënt klikt u met uw muis ( links) op een tijd in een agenda, het afsprakenscherm wordt geopend en u komt gelijk in het scherm waar u de cliënt kunt opzoeken. De laatste tien cliënten die de ingelogde gebruiker heeft gekozen worden in dit menu getoond. Als u hier op annuleren drukt dan kunt u een afspraak maken zonder dat er een cliënt aan "vast hangt".
U kunt nu een cliënt selecteren en daarna kunt u bij het juiste dier de reden ingeven. Is het gewicht van het dier bekend wordt het ook getoond en u kunt hier een nieuw gewicht ingeven,
Door middel van Selecteer komt u weer terug in het afsprakenscherm.
Als er meerder dieren zijn dan kunt u bovenin bij Dier de naam ingeven en op zoeken of enter klikken. Bij Nieuw dier kunt u een nieuw dier bij deze cliënt toevoegen.
Agenda: De geselecteerde agenda wordt getoond evt. kunt u d.m.v. een andere agenda kiezen.
Begin/Eindtijd: De begin en eindtijd wordt getoond, evt. kunt u deze nog aanpassen. In de rechterkolom ziet u in één opslag welke tijd er nog beschikbaar is in deze agenda. Als u op een vrije plek klikt dan zal deze tijd ook gelijk links bij begintijd geselecteerd worden. (op dit moment zal de tijd die u kiest nog niet gelocked worden zodat er niemad anders een afspraak kan maken op deze tid, maar dit zal spoedig opgelost worden)
Gehele dag: Betreft een afspraak bijv. vrije dag voor een dierenarts kunt u dit aanvinken.
Terugkerend: Wanneer u Terugkerend aanklikt kunt u de verschillende types selecteren, met een evt. einddatum
Status: Hier geeft u in welke status de afspraak heeft.
Categorie: Categorieën geven het type van de afspraak aan, bijvoorbeeld een Standaard Consult, Echo of Controle. Deze categorieën kunnen door de systeembeheerder "Admin" van VIVA aangemaakt worden. U kunt per gebruiker een "vaste categorie" instellen. Hiervoor moet u eenmalig een categorie kiezen en dan het hokje Standaard daarnaast aanvinken. Natuurlijk kunt u nog wisselen van categorie.
Vrije Afspraak: In het tekstvlak onder de categorie kunt u vrije tekst ingeven bijv. vertegenwoordiger
Locatie: Betreft de locatie( vestiging) waar de afspraak is gemaakt, met daaronder het adres. D.m.v. het pull down menu kunt u wisselen van vestiging.
Aan de rechterkant van het scherm ziet u het overzicht van de agenda zodat u een overzicht van de dag heeft.

Afspraak vanuit het medisch dossier.
Via het medisch dossier van een dier krijgt u via de balie verschillende mogelijkheden o.a. direct een afspraak in de VIVA agenda te maken.
Mocht het zo zijn dat de tegel VIVA Agenda Afspraak niet zichtbaar is dan zult u in de Gebruikersinstellingen eerst een VIVA agenda moeten selecteren. Deze instelling vindt u onder het kopje Agenda.
Zodra u op VIVA Agenda Afspraak heeft geklikt opent er een scherm om de reden in te geven waarvoor het geselecteerde dier komt en evt. ook een ander dier er bij te selecteren.

De afspraak opslaan en evt. bevestigen.
Opslaan: Via opslaan wordt meteen de afspraak in de agenda gezet
Opslaan & Bevestiging: Nadat u op Opslaan & Bevestiging heeft geklikt wordt het scherm geopend voor de afspraakbevestiging.
De instellingen voor de bevestigingsmail kan de admin. van VIVA terugvinden via:
Instellingen > Admin > E-mail templates. Op deze plek kan de admin de tekst in de template van de afspraakbevestiging maken op de manier hoe het naar de client verstuurd moet worden.
U kunt ook het emailadres aanpassen en zodra u op verzenden heeft geklikt krijgt u de vraag of u het emailadres wilt veranderen van de klant/locatie of wilt doorgaan zonder te wijzigen.
Nadat de afspraak is verzonden is de afspraak ook opgeslagen in de agenda.

Het verslepen van een agenda afspraak.
U kunt de gemaakte afspraak ook eenvoudig verslepen naar een andere tijd of agenda. U gaat als volgt te werk:
U wijst de afspraak aan met uw muis -> houdt de linker muisknop ingedrukt -> vervolgens sleept u de afspraak mee naar de desbetreffende nieuwe tijd of agenda.
U krijgt een melding van de wijziging: Weet u zeker dat u deze afspraak wilt wijzigen?

Het werken met de categorieën in de agenda.
Categorieën geven het type van de afspraak aan. Bijvoorbeeld een Standaard Consult, Echo of Controle. Deze categorieën kunnen door de admin. van VIVA aangemaakt worden. Ons advies is om niet te veel categorieën aan te maken omdat men anders het overzicht kwijt kan raken.

Het werken met statussen in de agenda.
Een status geeft aan of er bijvoorbeeld nog iets met een afspraak moet gebeuren. Sommige statussen worden automatisch toegewezen aan de afspraak, andere moeten handmatig geselecteerd worden. Vanuit Corilus worden een aantal statussen meegeleverd, echter is het ook mogelijk dat de admin van VIVA zelf statussen creëert. Er kunnen maximaal 10 statussen toegevoegd worden. De zes statussen die standaard zijn aangeleverd zijn niet te verwijderen of te wijzigen ( de kleur die deze statussen hebben, kan niet worden aangepast)
In VIVA zijn de volgende vaste statussen standaard aanwezig:
Geen consult: Er is een afspraak gemaakt, maar er is geen klant aan gekoppeld (auto.) of het is een herhaal afspraak.
Consult afspraak: Er is een klant aan de éénmalige afspraak gekoppeld (auto.)
Consult voltooid: Als de Consult afspraak naar de balie of spreekkamer is verplaatst wordt automatisch deze status toegekend (auto.)
Consult niet nagekomen: Kan handmatig worden ingesteld en wordt automatisch gegeven aan afspraken met Status 'Consult Afspraak' die zich in verleden afspelen,
Consult niet nagekomen, contact met klant: Als de Consult afspraak in het verleden ligt en niet de status Consult Voltooid heeft en er contact met de klant geweest is. Dit moet men handmatig instellen.
Consult voltooid, vervolgactie nodig: Als een klant bij de praktijk is geweest, maar er nog iets moet gebeuren voor deze klant. (Handmatig instellen).
(*auto. = automatisch)

Combo box in de agenda.
Wanneer u een aantal afspraken in de agenda tab heeft staan kunt u door middel van kleurtjes snel inzichtelijk krijgen wat de status is van elke afspraak of in welke categorie deze valt.
Linksboven in de Agenda tab is er een zgn. combo box waar u kunt filteren op categorie of op status. Zodra u een waarde heeft geselecteerd, en u logt de volgende keer opnieuw in VIVA , dan zal de geselecteerde waarde onthouden blijven.
Selecteert u "Op status" dan zullen de afspraken in de Agenda tab de kleur krijgen die is ingesteld voor de status die is ingesteld in de afspraak. Op deze manier kunt u heel simpel en snel zien wat de status is van elke afspraak. Hetzelfde gaat natuurlijk op voor de categorieën.

Tip: Als u over de combo box heen "hoover-t" (in de Agenda tab) met de cursor dan zal er een tool tip getoond worden die de verschillende statussen en categorieën aangeven.

Afspraak doorzetten naar spreekkamer/wachtkamer.
Zodra de cliënt op het tijdstip komt kunt op de afspraak klikken.
Mocht u niet met een wachtkamer werken kunt u de klant direct in de Spreekkamer plaatsen. Werkt u wel met een wachtkamer selecteert u de wachtkamer.
Het dier waarvoor de afspraak is gemaakt staat geselecteerd met de reden, evt. kunt u hier het gewicht ingeven van het dier. Evt. een ander dier erbij selecteren. En de keuze van de evt. Arts maken, staat de keuze op Alle dan betreft het een cliënt die geen voorkeursarts heeft.
Wachttijd ( minuten): Hier kunt u aangeven hoe lang de cliënt moet wachten, bijv. op een uitslag van een urine onderzoek.
Via plaatsen verplaatst u het dier naar de wachtkamer en is deze rechts in het scherm zichtbaar.
Tussen de Agenda, wachtkamer en de balie kunt d.m.v. de icoontjes switchen.